Bien qu’ils soient déjà adoptés par de nombreuses entreprises commerciales, les logiciels de caisse restent encore inutilisés par un très grand nombre. Pourtant, ces outils permettent d’optimiser les processus et les transactions. Si vous voulez en savoir un peu plus sur les logiciels de caisse, cet article vous dit tout ce qu’il vous faut savoir.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Encore connu sous le nom de « logiciel point de vente », un logiciel de caisse est un système informatisé spécifiquement conçu pour les besoins du commerce. Il est composé de deux interfaces : l’interface de vente et l’interface de gestion commerciale.
L’interface de vente ou la caisse enregistreuse
La caisse enregistreuse est l’interface du logiciel destinée à l’enregistrement des opérations. Elle donne accès à un écran de caisse grâce auquel vous pouvez :
- Scanner les articles sélectionnés par vos clients ;
- Enregistrer les ventes pour suivre vos encaissements et gérer divers moyens de paiement (chèques, espèces, carte bancaire, etc.) ;
- Emettre des tickets de caisse à l’attention de vos clients.
L’interface de gestion commerciale
Conçue sous forme de base de données, l’interface de gestion commerciale vous permet d’avoir accès à :
- Vos fichiers clients, pour analyser les meilleurs acheteurs, offrir des réductions et des bons d’achat, gérer les chèques cadeaux, etc. ;
- Vos fichiers articles, pour une meilleure gestion de vos stocks, de vos ventes, etc. ;
- Vos fichiers vendeurs, pour connaître vos vendeurs les plus productifs ;
- Vos fichiers fournisseurs pour mieux gérer vos règlements.
Cette interface permet également d’être en conformité avec les normes fiscales en vigueur. Pour assurer cette conformité, les éditeurs de ces logiciels publient des mises à jour dès que les normes fiscales sont modifiées.
Pourquoi installer un logiciel de caisse ?
Vous pouvez le remarquer sur ce blog, lesprocédés traditionnels en matière de gestion commerciale et de marketing ont été révolutionnés depuis longtemps. Comme les réseaux sociaux pour la stratégie marketing, les logiciels de caisse influencent votre gestion commerciale à plus d’un égard.
Très riches en fonctionnalités, ces outils vous permettent de :
- Rendre le passage des clients en caisse plus fluide, ce qui évite les files d’attente ;
- Optimiser la gestion des stocks, des approvisionnements et des ventes ;
- Organiser des programmes de fidélisation de la clientèle ;
- Etc.
L’autre avantage qu’offrent les logiciels de caisse, c’est qu’ils peuvent être personnalisés selon divers secteurs d’activités : la mode, la restauration, les jeux-vidéo, etc.
Est-il obligatoire d’installer un logiciel de caisse ?
L’installation d’un logiciel de caisse n’est pas un impératif. C’est un choix que vous faites en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Toutefois, c’est toujours un choix recommandé pour optimiser la gestion de vos activités commerciales.
Il convient également de préciser que depuis le 1er janvier 2018, la conformité des logiciels de caisse aux conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données doit être vérifiée.
La vérification est attestée soit par un certificat délivré par un organisme tiers, soit par une attestation délivrée par l’éditeur du logiciel. A chaque contrôle de l’administration fiscale, vous devez pouvoir présenter cette attestation ou ce certificat. Au cas où vous n’êtes pas en mesure de le présenter, la loi vous accorde un délai de 60 jours pour vous mettre en règle. Au-delà de ce délai, une amende de 75.000 euros vous sera infligée.
